Office Manager

  • Amsterdam, Nederland

Office Manager

Functieomschrijving

Een club met jonge professionals binnen de wereld van vastgoed met een sterke visie op het vakgebied van vastgoed. Het doel is om iedereen zoveel mogelijk zijn eigen ding te laten doen en waar hij of zij goed in is. Om de missie en visie van de organisatie succesvol te voltooien. De organisatie karakteriseert zich in een dynamische organisatie. Een team van jonge slimme mensen werkt hier aan aan duurzame ontwikkeling in vastgoed. Als Office Manager maak je deel uit van een jong team dat gaat voor de beste kwaliteit. Een zelfstandige en uitvoerende rol als Office Manager waarbij je ondersteuning biedt aan de afdeling Finance. Een functie met een veelzijdig takenpakket.


Omschrijving

Als Office Manager maak je deel uit van een jong team die gaan voor de beste kwaliteit. In deze rol ondersteun je de Financieel manager. Een zelfstandige en uitvoerende rol als Office Manager met een veelzijdig takenpakket:

  • Gasten ontvangen
  • Correspondentie/post en contactmail afhandelen en het inscannen/archiveren
  • Agendabeheer
  • Activiteitenlijst bijhouden tijdens meetings
  • CRM updaten en het ondersteunen met marketing en sales activiteiten
  • Ondersteunen met evenementen organiseren (trips, kennissessies, zomerdagen)
  • Lunch voorbereiden en boodschappen/Nespresso/kantoorartikelen bestellen
  • Hands-on kantoor activiteiten oppakken, waaronder ziek -en betermeldingen


Betreft ondersteuning Finance:

  • Het bijhouden van de financiële administratie in Exact Online
  • Het opstellen van facturen en betalingen en het bijhouden van begrotingen & overzichten
  • Het opstellen van opdrachtbevestigingen
  • Bewaking van digitale en papieren dossiers
  • De exacte invulling van de functie is naast bovenstaande werkzaamheden flexibel, waarbij er ook ruimte is om aanvullende werkzaamheden op te pakken, ter ondersteuning van de adviseurs.

Wie ben jij?

  • Je bent een betrouwbare en flexibele collega met hands on mentaliteit
  • Je hebt minimaal 5-10 jaar ervaring in een soortgelijke functie
  • Je bent altijd op de hoogte van wat er speelt in de organisatie en kan in te spelen op de behoefte van het team om zoveel mogelijk werk uit handen te nemen
  • Je bent spontaan, assertief en je vindt het een uitdaging en erg leuk om verschillende afdelingen te ondersteunen
  • Je toont graag initiatief, neemt verantwoordelijkheid en weet van aanpakken
  • Je houdt van structuur en het laatste punt op de “i” is voor jou belangrijk

Vereisten

Functie eisen

  • Een afgeronde opleiding op minimaal MBO/HBO of HBO werk -en denkniveau
  • Bewezen ervaring met Exact Online
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Uitstekende computervaardigheden in MS Office (goede kennis van PowerPoint en Excel is een harde eis)
  • Je bent accuraat, integer, zelf startend en flexibel in tijd en taken
  • Minimaal 24 - 32 uur per week beschikbaar

Wil jij deze leuke job in de toekomst op fulltime basis dan is dat tevens bespreekbaar.

Arbeidsvoorwaarden

Een uitdagende en dynamische functie in een informele, professionele en groeiende organisatie, waarbij veel vrijheid en alle ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.

NB: Deze procedure verloopt via Meidina de Hoop van Matcht. Zij zal de eerste contactpersoon zijn.