Executive Assistant

  • Amsterdam, Nederland

Executive Assistant

Functieomschrijving

Je bent echt een onderdeel van een team jonge mensen. Dit team bestaat uit ervaren deskundigen die gaan voor het leveren van de hoogste kwaliteit. Een dynamische club jonge, commerciële mensen dat vraagt van jou snelheid, schakelen, meedenken en plannen. Organiseren en regelen in de hoogste versnelling. Je ondersteunt beide CEO‘s op secretarieel en commercieel vlak. Je zorgt voor continuïteit in beleidsvoering en regelmaat in de dag. Dankzij jou worden langdurige projecten ingekort en een gestructureerde werkwijze. Jij zorgt voor communicatie naar het team en de buitenwereld.


Wat ga je doen:

Operational

  • Creatief agendabeheer op het hoogste niveau. Dat betekent plannen, bellen, schuiven en actie want deze drukbezette man wil overal tegelijk zijn!
  • Organiseren van meetings in- en extern. Ook hier is creativiteit bij nodig in de hectiek van de dag. Jij zorgt daarom voor bewaking van de deadlines en neemt het timemanagement voor jouw rekening.
  • Alle mail, telefoon voor de CEO's gaat zoveel mogelijk langs jou. Je zorgt dat iedereen geïnformeerd wordt en neemt zelf actie als dit kan of informeert de CEO.
  • Jij bent het eerste aanspreekpunt voor nationale en internationale contacten voor de directie. Je kunt netwerken, voelt aan wat belangrijk is en bent het verlengde van de directie.
  • Je regelt reizen en een fijne verblijfplaats en zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld en georganiseerd is.
  • Je maakt alle presentaties en regelt alle communicatie die nodig zijn om een goed beeld naar buiten vast te houden.
  • Jij bent mede verantwoordelijk voor het stakeholder management en zorgt voor mooie bijeenkomsten en de nodige aandacht. Jij kent ze met naam en toenaam en weet goed de belangen in te schatten.

Branding

  • Jij bent degene die de CEO's ondersteunt bij het uitwerken van concepten. Teksten en presentaties weet jij naar een hoger niveau te brengen.
  • Jij bent verantwoordelijk voor social media en zet hierbij de juiste kanalen in. Natuurlijk krijg je de vrijheid om eigen ideeën en creativiteit in te brengen.
  • Je organiseert bijeenkomsten waar de CEO's vaak voor worden gevraagd, deze vinden zowel fysiek als digitaal plaats.

Commerce

  • Jij ondersteunt het interne sales proces en coördineert verschillende (deel) projecten.
  • Cliënten, betrokken consultants en relaties kunnen bij jou terecht wanneer het over een lopende opdracht of project gaat en jij informeert de CEO waar nodig.
  • Jij bent het eerste aanspreekpunt voor nationale en internationale contacten voor de directie. En je weet goed de belangen in te schatten en voelt aan wat belangrijk is.
  • Tijdens de lopende projecten zorg je er voor dat iedereen goed wordt geïnformeerd en bewaak jij de deadlines.

Kortom jouw missie is geslaagd als de CEO niet meer zonder jou kan, een mooie uitdaging!


Wie ben jij?

Jij bent een proactief persoon, accuraat, communicatief sterk en iemand die snel kan schakelen. Je bent een sparringspartner voor de directie die graag meedenkt, vooruit denkt en goed prioriteiten kan stellen. Je bent analytisch sterk en weet oplossingsgericht te werk te gaan. En weet als geen ander goed om te gaan met vertrouwelijke informatie. Daarnaast houd jij je goed staande binnen een hectische omgeving.

Vereisten

Om dit te kunnen zoeken we een kandidaat met:


Willenschap (liefde voor duurzaamheid)

  • Visie: liefde voor een betere wereld en daarmee ook voor de visie van de organisatie
  • Team: klik met de twee CEO’s en haar mensen
  • Persoonlijke ontwikkeling: de wil om meer dan het maximale uit jezelf te halen

Wetenschap

  • Afgeronde secretariële opleiding (voorkeur Schoevers)
  • HBO/WO werk -en denkniveau
  • Minimaal 5-10 jaar werkervaring in een soortgelijke functie
  • Werkervaring in de vastgoed is een pré
  • Uitstekende beheersing Nederlandse en Engelse taal ( woord en geschrift)
  • Uitstekende beheersing van MS Office (Word, Excel en PowerPoint)

Arbeidsvoorwaarden

Uitdagende, dynamische functie in een informele, professionele en groeiende organisatie, waarbij veel vrijheid en alle ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling

NB: Deze procedure verloopt via Meidina de Hoop van Matcht. Zij zal de eerste contactpersoon zijn.